採用DXの入口は「情報整理」から始まる。導入するだけで“月20時間”の削減

2025年11月10日 2025年11月11日採用職人

採用管理を“紙とメール”でやっていませんか？

建設業の採用現場では、いまだに「Excel＋メール」で応募者を管理している会社が少なくありません。
応募が来るたびに履歴書を印刷してファイルし、面接日を電話で調整、評価シートをメールで回覧…。
この作業に、毎月20〜30時間を費やしている採用担当者が実際に存在します。

それでも「ウチは人が少ないから仕方ない」「ツールなんて難しそうだ」と言う声を何度も聞いてきました。
しかし断言します。採用管理ツール（ATS）導入は、難しくない。しかも中小企業こそ恩恵が大きい。

採用職人は建設業に特化した中小企業様向けに採用支援サービスを提供しています。
採用でお困りのことがありましたら、お気軽にご相談ください。御社の成長を加速させる機会を。

ある会社の事例を紹介しましょう。
年間10人を採用する建設会社では、応募対応・面接調整・評価共有をすべてメールで行っていました。
人事担当は1人。書類選考に1件あたり15分、日程調整に20分。
それを積み上げると、月25時間以上が「事務処理」だけに消えていたのです。

実際、採用活動における非効率の7割は「情報の分散」にあります。

つまり「管理の仕組み」が整っていないだけで、せっかくの応募が“もったいない失注”になっているのです。

採用管理ツール（ATS：Applicant Tracking System）は、単なる便利アプリではありません。
採用プロセスを一元管理し、担当者が本来注力すべき「候補者との対話」に時間を戻す仕組みです。

応募フォームや求人サイトからの情報を自動で取り込み、一覧化。
誰がいつ応募したのかを即時に把握でき、メール確認の手間が激減します。

カレンダー連携機能で、現場と候補者の都合を自動でマッチング。
「〇日は空いてますか？」のメール往復がなくなります。

面接官がスマホから評価入力でき、即座に人事と共有。
「紙の面接シートがまだ届かない」問題も解消します。

こうした仕組みだけで、月20時間の削減は珍しくありません。
実際、私が支援したA社（従業員60名）では、導入から3ヶ月で次の成果を出しました。

よく聞かれるのが「おすすめのツールはどれですか？」という質問です。
確かに世の中には、安価なクラウドATSから多機能な人材管理プラットフォームまで数多くあります。
しかし重要なのは“ツールの性能”ではなく、“運用ルールの設計”です。

導入に失敗する企業の共通点は、
「ツールを入れたけど誰も使わない」「データが更新されない」状態に陥ること。

私がアドバイスしているのは、以下の3ステップです。

現状の採用フロー（応募→書類選考→面接→内定）を紙に書き出す。
どこにムダや重複があるのかを見える化します。

ツールの標準機能をそのまま使うと現場が混乱します。
「誰がどのタイミングで入力するか」を決めてから設定すべきです。

導入初期こそ、面接官や管理職に“使う習慣”をつける期間。
ここをサボると「結局Excelに戻る」ことになります。

DX（デジタルトランスフォーメーション）は、IT導入のことではありません。
現場が感じる「手間」「遅れ」「不安」をテクノロジーで解消することです。

採用におけるDXも同じ。

これが“現場の生産性を上げるDX”です。

「求人会社に任せても採用できない理由──建設業が自社でやるべきこと」
👉 記事はこちら

ツール導入から3ヶ月で、現場がこう変わります。

これが「採用DXがもたらす現場改善」の実態です。
数字は小さいようで、経営インパクトは大きい。
なぜなら、“採用スピード＝競争力”だからです。

最後に、導入の全体ステップを整理しておきます。